Задача съемки документов на практике очень бюджетно решается любой недорогой зеркальной камерой, например, Canon EOS 1100d со вторичного рынка с китовым объективом. Можно что-то более современное, с сенсорами большего разрешения (например, Canon EOS 200D), если имеются соответствующие требования к разрешению получаемых фото.
Если требуется более компактный вариант для удобства ношения, вместо китового объектива покупается тоже на вторичном рынке объектив-блинчик Canon EF 40mm f/2.8 STM, по фокусному расстоянию хорошо подходит для съемки лежащих на столе документов формата А4 примерно с высоты человеческого роста.
Для тех, кто рекомендует пользоваться смартфоном - вероятно, вы просто не пробовали фотографировать сколько-нибудь большой объем (1000 страниц подряд и более).
Чем плохи смартфоны:
- разряжается аккумулятор. На достаточно большой объем документов одной зарядки может просто не хватить, при этом остаётесь не только без возможности съемки, но и без связи;
- смартфоном снимать значительно менее удобно, чем камерой. Периодически ощущаются лаги и рыскания фокусировки, лаги между нажатием на кнопку съемки и непосредственно съемкой кадра, смартфон неудобно долго держать в руках долгое время (актуально для большого количества документов), в целом съемка смартфоном происходит заметно медленнее, чем зеркальным фотоаппаратом (для большого объема документов разница будет ощутимой);
- менее удобный обмен документами и менее удобная организация их хранения. Для фотоаппарата легко организовать раздельное хранение разных документов на разных картах памяти (менять micro-SD в телефонах значительно менее удобно), фотоаппарат позволяет использовать отдельные карты памяти на каждый конкретный объем документов (отснял один комплект на одну карту, заменил ее, чтобы не смешивать фотографии, отснял другой комплект, и так далее), можно легко передать кому-то карту памяти прямо из фотоаппарата;
- как уже отметил автор темы, разный принцип наименования файлов (хотя для смартфона этот вопрос теоретически можно решить настройками, либо установкой другого приложения камеры);
- смартфоны плохо совместимы с внешними вспышками. Фотоаппарат позволяет при необходимости установить радиосинхронизатор и подсвечивать документы, например, двумя вспышками, расставленными выше и ниже снимаемых листов формата А4.
Для тех, кто предлагает пользоваться сканерами - далеко не везде можно принести с собой сканер и ноутбук, далеко не везде их можно подключить к сетевому питанию, далеко не все документы будет удобно или вообще возможно сканировать (толстые подшивки, формат больше чем А4), и далеко не всегда есть достаточно времени на сканирование (фотосъемка в разы быстрее).
Поэтому господа теоретики, пожалуйста, сначала думайте, прежде чем советовать нишевые решения.
Смартфоны удобны для эпизодического использования, когда снимать документы приходится время от времени, в небольших объемах (сотня-другая страниц подряд, не тысячи). Постобработка большого объема документов (сотни и тысячи страниц) прямо на смартфоне вообще несерьезно - это очень неудобно.
Сканеры удобны, когда есть запас времени на их использование, а документы доступны локально (не надо куда-то ехать, чтобы получить к ним доступ). Фотоаппарат универсален и позволяет снимать много и в разных условиях.
По фотоаппаратам - наиболее энергоэффективны именно зеркальные камеры. Все беззеркальные имеют значительно меньший ресурс аккумулятора, для большого объема документов по этой причине менее удобны.
Относительно "яркости" получаемых при съемке страниц - это решается либо полностью ручными настройками в процессе съемки, либо экспокоррекцией в плюс.
Любые фото, полученные как с фотоаппарата, так и с телефона, как правило, требуют постобработки для обрезки страниц, исправления геометрии, освещенности, и так далее.
Из бесплатного софта для ПК для этих целей наиболее эффективен
Scan Tailor.
Бесплатное распознавание текста на ПК можно организовать, например, с помощью
Tesseract.
Платно можно использовать ABBYY FineReader.
